Tämä on Hammasvahti Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen
rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.10.2023. Viimeisin muutos 1.11.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Hammasvahti Oy, Saaristonkatu 14 A, 90100 Oulu
Puhelin: 010 7399 111 (vastaanoton numero)
2. Yhteystiedot
Tietosuojavastaava Henna Saarenpää
tietosuojavastaava@hammasvahti.fi
Voit halutessasi jättää yhteydenottopyynnön vastaanoton puhelinnumeroon 010 73 99 111.
3. Rekisterin nimi
Hammasvahti Oy:n Asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen
yhteys.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus voi olla yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen
ylläpito, suun terveydenhoidon järjestäminen, seuraaminen tai suunnitteleminen ja
suoramarkkinointi erillisellä asiakkaan suostumuksella.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:
● Nimi, kutsumanimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite,
puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
● Lähiomainen, huoltaja, huollettava
● Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri
asiointikanavissa.
● Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään
antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, tai muut
vastaavat tiedot.
● Rekisteröityä mahdollisesti koskevaa vakuutusta, työterveyspalveluita ja -sopimusta,
urheiluseuraa ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja.
● Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
● Tietoa henkilöistä, jotka ovat hoitaneet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita,
toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.
● Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
● Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä
oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite,
käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selain, verkko-osoite, josta käyttäjä on
tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
● Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia
tietoja.
● Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä
käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston
vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa
olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus
erikseen.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia tarkoituksensa
toteuttamiseksi tai yrityksen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. nettisivujen ja nettisivujen
käytön kautta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse,
sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista
tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Rekisteriin voidaan lisätä myös esimerkiksi
vakuutusyhtiöiden tai urheiluseurojen tai muiden Hammasvahdin yhteistyökumppaneiden
toimittamia tietoja.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös
julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai
ETA:n ulkopuolelle
Hammasvahti Oy:n tiloissa voi toimia itsenäisiä suun terveydenhuollon
ammatinharjoittajia, yrityksenä toimivia hammaslääkäreitä sekä työsuhteisia
hammaslääkäreitä ja hoitohenkilöstöä. Asiakkaan henkilötietoja voivat käsitellä kaikki ne
Hammasvahdissa palveluita tarjoavat suun terveydenhuollon ammattihenkilöt, jotka
osallistuvat hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Asiakkaalla on halutessaan
oikeus rajoittaa omien tietojensa käsittelyä eri Hammasvahti Oy:n lukuun toimivien
tahojen osalta. Asiakasta pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tietojen
näkyvyyden rajaaminen voi johtaa hoidon kannalta puutteelliseen informaatioon, mikä voi
aiheuttaa riskin hänen hoitonsa laadussa ja potilasturvallisuudessa
Voimme luovuttaa palveluiden laskutukseen liittyviä tietoja yhteistyökumppaneillemme
laskutuksen toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisin
sopimusehdoin Hammasvahti Oy:n ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka toimivat sen
lukuun, jos se on tarpeen Asiakkaan hoidon toteuttamiseksi (esim. hammasteknikon
palvelut).
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät
tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla,
niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja
muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti
ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa
ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon
täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin
oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietoja tarkastettaessa ja korjattaessa täytyy
noudattaa voimassa olevia lakeja ja asetuksia.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen
poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn
rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse tai kirjallisesti
rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa
säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietoja mahdollisesti
poistettaessa täytyy noudattaa voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Oikeutta tulla
unohdetuksi ei voida toteuttaa Rekisteröidyn vaatimalla tavalla, jos tietoa käsitellään
rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi ja tiedon säilyttämiselle on
siten lain mukaiset perusteet.